活動影片最常見的狀況，是活動前一週才開始想「好像需要一支影片」。這時候素材還沒收、內容還沒定、主管還沒看過，每一步都在趕。活動日期又不能延後，最後只能把能放的先放進去。其實只要從活動日往回推，在幾個關鍵的時間點把事情做完，影片就不會成為活動前最大的壓力。下面的時程以一般企業活動的開場或回顧影片為例，實際天數會依影片長度與素材狀況調整。
活動前六到八週：決定要做哪些影片
- 列出活動流程，標出哪些環節需要影片：開場、回顧、頒獎、歡送、串場。
- 每支影片的用途、長度與播放方式（現場播放、之後要不要上傳）。
- 向場地確認螢幕的比例與播放設備，請看活動 LED 大螢幕影片的規格。
- 確定內部由誰負責彙整素材、由誰做最後決定。
- 聯絡剪輯團隊，說明日期與需求，確認時程是否可行。
活動前五到六週：發出素材收集通知
- 建立共用的雲端資料夾，依部門或主題分子資料夾。
- 發一則清楚的說明：要什麼素材、怎麼拍、怎麼上傳、截止日是哪天。祝福影片的錄影方式，請看祝福影片怎麼收集。
- 每個部門找一位窗口，由窗口收齊自己部門的素材。
活動前三到四週：素材收齊，交給剪輯
這是整個時程裡最重要的一個點。素材收齊、附上一份簡單的說明（大事年表、人名與職稱、想要的氣氛），再交給剪輯。素材晚一週交，後面的每一步都會被壓縮。
活動前一到兩週：看初稿、彙整修改
- 先由承辦人看過一次，確認方向沒有偏。
- 再給需要確認的主管看。修改意見由一位窗口彙整，一次回覆，請看多人審稿怎麼不卡關。
- 人名、職稱、年份與數字，這時候逐字核對。
活動前三到五天：拿到播放檔，到現場試播
- 在現場的設備上完整播放一次，確認比例、畫質、音量與字的大小。
- 和主持人、音控對好每支影片的播放時機。
- 準備兩份備用檔，放在不同的隨身碟。
活動後一週內：收齊錄影，做精華影片
活動當天的錄影，盡早交給剪輯做精華或紀錄影片。時間拖越久，大家對活動的熱度就越低，請看活動紀錄影片剪輯。
最容易延誤的三個環節
- 素材收不齊：截止日要比交給剪輯的日期再早幾天，留時間催檔。
- 主管太晚看：初稿出來前，先跟主管約好看片的時間。
- 人名與職稱：最後一刻才發現打錯，是最常見也最可惜的狀況。
常見問題
只剩兩週，還來得及嗎？
要看素材是否已經收齊與影片長度。請先把活動日期與素材狀況告訴我們，判斷方式請看影片剪輯急件可以嗎。
素材很多，要全部交給剪輯嗎？
建議全部提供，並標出一定要放的部分。剪輯會先整理與挑選，素材越清楚，整理越快。
年底活動很多，什麼時候聯絡比較好？
尾牙與年會集中在年底到農曆年前，這段時間剪輯排程通常比較滿，越早聯絡越有彈性。
