承辦人接到「今年要做一支影片」時，手上通常還有原本的業務。預算有執行期限，年底要結案，長官看完初稿又有一串意見；規格當初寫得不夠清楚的話，改到後來連廠商也不確定要交什麼。機關影片製作外包的難處，多半不在剪輯本身，而在流程上的摩擦。
薯條貓影音工作室提供機關影片製作的剪輯與後製服務，常處理的是宣導影片後製、計畫成果影片剪輯，以及學校招生與活動影片，各類型整理在學校與公部門影片製作。這一頁照承辦人常走的五個步驟整理：每一步先確認什麼、哪裡容易返工，以及報價單和交件清單怎麼寫清楚，方便簽核與驗收。
小額影片委託，常卡在這四個地方
會卡住的通常是時間與溝通，不是技術。下面四種情況，承辦人常會遇到：
| 卡關點 | 常見情況 | 事先可以怎麼做 |
|---|---|---|
| 年底結案、預算期限 | 經費核定得晚，留給製作的時間被壓縮 | 從驗收日往回推，先排出文稿定稿與初稿的日期 |
| 長官修改意見多 | 初稿送上去，每一層主管各提一輪意見 | 送初稿前確認誰拍板，意見由一位窗口彙整 |
| 規格沒寫清楚 | 交件時才發現要直式版、要字幕檔、要英文 | 開工前把用途與播放場合全部列出 |
| 素材散在各處室 | 照片在不同同仁的手機裡，標誌找不到原始檔 | 開一個共用雲端資料夾，一次收齊 |
這四件事都能在開工前處理掉大半，後面的五個步驟就是照這個順序安排的。
前兩步：先確認用途與規格，再準備需求說明與素材
步驟一：用途與規格，先問清楚這五項
規格決定報價的基準，也決定驗收時拿什麼來對照。開工前，先跟長官或業務單位確認下面五項：
- 片長：主片幾分鐘，要不要另剪短版。片長中途變動，整支節奏通常要重排。
- 比例：橫式 16:9 用在官網與簡報，直式 9:16 用在社群短影音。兩種都要請開工時就說，構圖與字幕位置才能一起規劃。
- 字幕：是否全片字幕、字幕燒在畫面上還是另附字幕檔、是否需要英文或其他語言。
- 無障礙需求：字級與對比、是否預留手語畫面（手語畫面由貴單位安排手語翻譯員錄製提供）、網站上架是否需要獨立字幕檔。貴單位網站有無障礙相關要求的話，請一併註明。
- 播放場合：官網、社群、服務台螢幕、活動投影或電視牆。要在現場播放的影片，請先問到螢幕比例與播放設備。
要把這些寫成正式的需求文件，可以參考機關、學校委託製作影片的需求規格怎麼寫，那一頁有十個項目的完整寫法。
步驟二：需求說明與素材，不用一次備齊
需求說明一頁就夠：影片給誰看、看完希望對方做什麼、交件期限、播放場合。文字內容與旁白錄音由貴單位提供並先定稿，我們負責剪進影片、排版字幕。
- 素材：照片、影片、簡報與過去的成品。影片請給原始檔，放進 Google Drive 傳連結，不要經過 LINE 傳送，以免畫質被壓縮。
- 標誌與全銜：主辦、指導、合辦單位的標誌原始檔與正式名稱，以及主管機關或補助單位對片頭片尾、標誌位置的規定（若有）。這是驗收時容易被要求修正的地方。
我們沒有提供拍攝服務，我們專精於剪輯、後製與 AI 影像製作。需要畫面的部分可由同仁拍攝，拍不出畫面的主題可以用動態圖文或 AI 影像呈現。內容怎麼安排，成果影片請看計畫成果影片怎麼做，宣導影片請看政策宣導影片怎麼做。
中間兩步：拿到報價單，再進入製作與確認
步驟三：報價單上應該看得到這些項目
報價單是簽核與比較的依據，建議確認下面幾項都有分開寫清楚：
- 製作項目：主片、短版、直式版各自一行。
- 字幕與語言：中文字幕、雙語字幕、獨立字幕檔分開寫。
- 修改範圍：初稿後的微調包含哪些，哪些屬於新增項目。
- 交件清單：要交哪些檔案、各是什麼規格。
- 時程：初稿與交件的預計日期，從素材與文稿到齊的時間起算。
報價依片長、素材量與整理難度、字幕語言、版本數與交件時間決定。發票、契約與請款這類行政文件，各單位規定不同，請在表單註明貴單位需要的請款或核銷文件，評估時會說明我們能配合的方式。
步驟四：製作與確認，讓長官的意見一次到位
意見多不是問題，分散在好幾天、好幾個人身上才是。建議這樣安排：
- 送初稿前先確認誰看、誰拍板，多個主管都要看就先排好順序。
- 意見由承辦人彙整成一份，用「時間碼＋要改什麼」來寫，例如「01:12 字卡的局處名稱改為全銜」。
- 對照報價單的修改範圍，先分出微調與新增。例如換字、調音量通常屬於微調；改片長、加版本多半屬於新增，實際以報價單為準，遇到新增項目我們會先說明再進行，讓您有時間簽核。
初稿後有一次免費微調，範圍以報價單為準。多層簽核怎麼排，請看多人審稿怎麼不卡關。
最後一步：驗收與交件檔案，用一張清單對照
驗收順不順，看交件內容能不能直接對照報價單。交件時可以用下面這種清單逐項勾選：
| 交件項目 | 用途 | 驗收時看什麼 |
|---|---|---|
| 主片（16:9） | 官網、YouTube、簡報 | 片長、解析度、標誌與全銜 |
| 短版或直式版 | 社群、短影音 | 字幕是否避開平台介面 |
| 字幕檔 | 網站上架、平台字幕 | 時間軸是否對齊、有無錯字 |
| 其他約定的檔案 | 依報價單 | 是否與報價單列的項目一致 |
收到檔案後，請先到實際播放的地方試播一次。字幕錯字、配樂授權、肖像同意與原始檔這些驗收時常被問到的細節，整理在機關、學校影片驗收前後常見問題。
交給薯條貓處理，您只要做三件事
素材整理、剪輯、字幕排版與各版本輸出由我們處理，承辦人只要：
- 填寫需求表單或加官方 LINE，寫下用途、播放場合、預計片長、交件期限與目前有的素材。還沒想清楚的部分可以先空著。
- 把素材放進 Google Drive，把連結傳給我們。我們會在 48 小時內幫您評估是否有辦法處理，如果可以的話，我們會再撰寫報價單給您，讓您評估是否要處理。
- 看過報價單再決定。確認並付款後開始製作，初稿確認、依報價單範圍微調後交件。
預算期限快到了、規格還在內部討論，都可以先填寫需求表單，告訴我們驗收日期和播放場合，評估時會一併說明時程排不排得進去。
常見問題
需求規格還沒寫好，可以先詢問嗎？
可以。把用途、播放場合和預計片長告訴我們，評估時會說明建議的版本與規格，方便整理成需求文件。
年底趕結案，時間很短來得及嗎？
要看素材與文稿是否到齊，以及片長與版本數。請在表單寫下驗收日期，評估時會說明時程是否可行。
學校影片外包時，學生入鏡的同意要由誰處理？
學生入鏡的同意由學校依規定取得。尚未取得同意的畫面，請在剪輯前告訴我們，剪輯時可以避開或做模糊處理，處理後請由學校再確認一次。
公立醫院或有補助的協會，也可以照這個流程委託嗎？
可以，流程相同。補助單位若對片頭片尾或標誌有規定，請一開始就提供；請在表單註明貴單位需要的請款或核銷文件，評估時會說明我們能配合的方式。
